Pour faire face à la complexité de la gestion de paie, surtout lorsque l’on n’a aucune notion sur le sujet, de nombreux employeurs ont recours à l’externalisation de la paie. Pour ce faire, ils font appel à un prestataire tels qu’un expert-comptable ou une société spécialisée. Pour bien comprendre ce concept de plus en plus courant, voici ce qu’il y a à savoir sur ce qu’est réellement l’externalisation de la paie et les avantages à intégrer le concept.
Définition de ce qu’est l’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie consiste à confier la gestion de la paie à un prestataire spécialisé dans ce domaine. Grâce à l’externalisation de la paie, l’employeur n’émet plus de bulletins de paie et ne fait plus de déclarations sociales nominatives ou DSN.
Il existe deux formes d’externalisation paie.
Le premier est l’externalisation partielle de la paie. Dans ce cas, le prestataire fournit uniquement l’outil à l’employeur pour faciliter la gestion de la paie tout en le contrôlant à distance. Pour avoir le bulletin de paie, l’employeur n’a qu’à entrer les données dans l’outil. Ce dernier est en général un logiciel de paie performant.
Le second est l’externalisation totale de la paie. Dans ce cas, l’employeur doit transmettre les informations nécessaires à l’expert-comptable du prestataire. Le bulletin de paie est envoyé après quelques jours.
Les avantages de l’externalisation de la paie
La paie externalisée présente de nombreux avantages. D’abord, cela représente un gain de temps considérable. Que ce soit une externalisation totale ou partielle, l’employeur n’a plus besoin de dépenser autant de temps à la production de la fiche de paie, surtout s’il s’agit d’une société avec plus de 100 employés. Il peut donc se consacrer totalement à la mission principale de son entreprise.
L’externalisation permet de s’épargner des démarches de la paie, mais elle est aussi une solution plus économique. En effet, le service d’un prestataire coûte moins cher qu’une gestion de paie en interne (car il faut des employés, des charges et autres). Le devis du prestataire est fixé au préalable. De plus, il y a la garantie d’une expertise juridique. Donc, les marges d’erreur dans la gestion de paie sont moindres.
Bien choisir le prestataire pour l’externalisation de la paie
Depuis quelques années, l’externalisation de la paie et des RH est devenue une tendance. Pour bien choir le prestataire, il faut tenir compte de certains éléments. Au niveau informatique, il faut vérifier que le prestataire de paie dispose d’une solution back-up accessible dans un langage informatique simple. Il est aussi important qu’il accepte la visite de la salle machine.
Au niveau de la mise en place du projet, il faut s’assurer de la compétence de l’équipe et de la méthodologie utilisée.Il faut également vérifier le planning des opérations du prestataire.
Au niveau de la prestation de service, vous pouvez demander le CV des personnes en charge de la gestion de la paie au sein de l’équipe du prestataire et vous assurer de leur compétence juridique.
Concernant les engagements contractuels, il faut bien lire les termes. Il est important de définir les garanties de la solution de paie, les moyens informatiques dont le prestataire dispose, la convention qui établit l’obligation de moyen et de résultat ainsi que l’assurance en cas de problèmes dans la déclaration sociale.
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